Langkah-langkah Pengkomputeran Di Syarikat

Pengkomputeran di syarikat adalah suatu langkah bijak yang sepatutnya diambil oleh syarikat bagi menjamin ia mampu bersaing dengan badan-badan korporat lain seiring dengan wawasan Perdana Menteri, Dato’ Seri Dr. Mahathir Mohammad di alaf 2020.

Walaubagaimanapun, ia memerlukan kajian yang teliti dan langkah-langkah yang bertepatan. Beberapa langkah yang perlu diambil bagi memastikan rancangan pengkomputeran ini menjadi suatu kenyataan ialah :

1.0  CADANGAN

Cadangan selalunya bermula dari idea untuk mewujudkan suatu sistem pengkomputeran dan ianya akan dibawa kedalam mesyuarat pengurusan atau mesyuarat lembaga atau sesetengah syarikat memerlukan ia dibawa ke dalam mesyuarat Agong tahunan. Terlebih dahulu wakil bagi membentangkan cadangan tersebut perlu bersedia dengan idea-idea awal atau ‘rough idea’ apakah yang hendak dilakukan, keperluan pengkomputeran spesifikasi sistem yang hendak dibeli dan sebagainya. Seterusnya lembaga akan melantik Jawatankuasa Pemandu bagi mengkaji tujuan dan melaksanakan dasar-dasar perlaksanaan sistem yang bertanggungjawab untuk :

a)      Menentukan keutamaan applikasi selaras dengan dasar.
b)      Mengenal pasti dan menyediakan keperluan bagi menrealitikan projek pengkomputeran.
c)      Menggesa kemajuan perlaksanaan.
d)      Melantik pasukan professional bagi mengkaji sistem.
e)      Menentukan polisi yang berkaitan.
f)        Menyelaras proses pengkomputeran.

Jawatankuasa ini pula akan melantik suatu jawatankuasa kecil yang dipanggil Jawatankuasa Teknikal bagi mengkaji keperluan sistem. Mereka ini terdiri dari ahli lembaga, pengurus atau pegawai pengurusan dan professional teknologi maklumat.

 2.0 KAJIAN AWAL

Kajian awal perlu dilakukan bagi melancarkan proses pengkomputeran. Antara kajian-kajian yang perlu dibuat adalah :

a)      Mengenalpasti kelemahan dan masaalah sistem sekarang (jika ada).
b)      Mengenalpasti usaha-usaha yang telah dilaksanakan.
c)      Tugas baru atau kerja-kerja yang amat memerlukan penggunaan komputer
d)      Faedah dan hasil dari penggunaan komputer.
e)      Fungsi-fungsi atau modul-modul yang perlu dikomputerkan.
f)        Kos permulaan dan penyelengaraan.

Setelah kajian awal ini siap Kajian Kemungkinan pula perlu dibuat ;
a)      Membuat penilaian tentang faedah yang boleh didapati dari pengkomputeran.
b)      Memastikan keputusan yang betul dibuat.
c)      Tugas-tugas yang akan dilakukan oleh komputer. d)      Memastikan spesifikasi perkakasan dan perisian.

3.0 TINDAKAN LANJUT

Setelah semua kajian dibuat, beberapa perkara perlu dibuat tindakan lanjutan, antaranya :

a)      Latihan terhadap kakitangan
b)      Sumber-sumber kewangan untuk membiayai projek pengkomputeran tersebut. c)      Spesifikasi tender yang perlu dikeluarkan atau diiklankan. Jawatakuasa Tender perlu ditubuhkan. Mereka bertanggungjawab bagi memproses tender-tender yang diterima. Jawatankuasa Kewangan Tender pula bertujuan mengkaji harga sistem yang ditawarkan. Kesemua laporan hendaklah dibawa ke Mesyuarat Lembaga Tender.
d)      Tempat dimana komputer-komputer akan ditempatkan.
e)      Data-data perlu dikemaskini agar tidak berlaku ‘garbage in – garbage out’.

4.0 LETTER OF INTENT

 ‘Letter Of Intent’ atau surat jemputan hendaklah dihantar kepada syarikat-syarikat yang terpilih. Syarikat-syarikat ini perlu membuat demonstrasi dan menerangkan keupayaan sistem mereka. Kesemua ahli lembaga Jawatakuasa Pemandu dan Jawatankuasa Teknikal perlu dijemput bagi memastikan hanya syarikat yang menawarkan sistem terbaik beserta dengan harga yang berpatutan diterima.

5.0 PERJANJIAN

Setelah syarikat dipilih, perjanjian jual-beli dan penyelengaraan sistem akan dibuat. Perjanjian selalunya ditandatangani oleh Pengerusi Syarikat atau wakil syarikat dengan wakil pembekal. Pastikan perjanjian tidak berat sebelah atau berpihak kepada syarikat pembekal. Ketika ini juga proses pembayaran akan bermula. Pembayaran selalunya terbahagi kepada 4 bahagian :

a)      Ketika menandatangani perjanjian. (10%)
b)      Ketika penghantaran. (30%)
c)      Penerimaan Bersyarat (30%)
d)      Penerimaan Akhir. (30%)

6.0 PERLAKSANAAN

Projek pengkomputeran selalunya mempunyai tiga jenis cara perlaksanaan ;
a)      System Intergrator (Turn Key)
Syarikat akan membeli peralatan dan perisian dari luar dan hanya memasangkannya di syarikat.

b)      In House
Syarikat hanya membeli perkakasan dari pemenang tender manakala applikasi akan ditulis sendiri oleh professional Teknologi Maklumat syarikat.

c)      System House
Pemenang tender akan menulis applikasi manakala perkakasan akan dibeli dari syarikat lain.

7.0 PERHATIAN

Beberapa perkara perlu dititik beratkan oleh syarikat ketika melaksanakan proses akhir ini (perlaksanaan) iaitu :

a)      Latihan kepada kakitangan
Sepatutnya pembekal akan menyediakan latihan samada perisian, applikasi atau perkakasan.

b)      Penerimaan Bersyarat
Kesemua sistem perlu diuji sebelum membuat pembayaran. Surat-surat penerimaan dan pembayaran juga perlu diteliti.

c)   Conversion / Peralihan
Semasa peralihan terdapat beberapa teknik :
i) Parallel Run
ii)  Pilot Run
iii) Change Over – Teknik yang paling popular iaitu menukarkan sistem secara langkah demi langkah (step by step).
iv) Direct Change Over – Terus menukar kesemua sistem.

d)      Audit data  Data perlu disemak dan diaudit agar ianya tepat dan segala ‘key-in error’ dan ketidaktepatan data dapat dihapuskan.
e)      Lain-lain

 Teknik-teknik penyelengaraan juga mesti dikenalpasti agar tidak membebankan syarikat. Tempoh jaminan sistem juga perlu diambil berat , selalunya ianya tidak kurang dari 3 tahun.

8.0 KEFAHAMAN

Langkah-langkah mengkomputerkan syarikat adalah agak sukar. Kebanyakan syarikat-syarikat kecil tidak mempunyai keupayaan atau pengetahuan ini. Syarikat-syarikat yang menghadapi masaalah untuk mendapatkan professional atau consultant bagi menasihatkan teknik-teknik projek pengkomputeran ini bolehlah mendapatkan nasihat dari www.putera.com/tanya

By Nor Arisham Haji Bakar
Published: April 12, 2002